אינטגרציה בין Bitrix24 ל-SBIS: אוטומציה של זרימת מסמכים

אינטגרציה בין Bitrix24 ל-SBIS: אוטומציה של זרימת מסמכים

מחלקת הנהלת החשבונות עובדת ב-SBIS, המנהלים ב-Bitrix24. מסמכי סגירה נוצרים במערכת אחת, בעוד שנתוני העסקה נמצאים באחרת. ללא אינטגרציה, מנהל מבקש מרואה החשבון להפיק דוח, רואה החשבון מבקש פרטים מזהים, המנהל מחפש אותם ב-CRM ושולח אותם בצ'אט. יומיים לאחר מכן, הצד שכנגד שואל היכן המסמכים. מתברר שהדוח הוכן אך לא נשלח באמצעות EDI.

הניסיון שלנו מראה שאינטגרציה של Bitrix24 עם SBIS סוגרת את השרשרת. עסקה ב-CRM → מסמך ב-SBIS → שליחה לצד שכנגד → סטטוס חזרה ב-CRM. זה מפחית את זמן זרימת המסמכים ב-80% ומבטל שגיאות אנוש. לאחר ההגדרה, כל מסמך עובר מיצירה לשליחה ללא מעורבות עובדים, והסטטוסים מתעדכנים אוטומטית.

החיסכון הממוצע למסמך הוא 20 דקות, אשר ב-500 מסמכים בחודש נותן חיסכון של עד ‎по индивидуальному расчёту. חברות חוסכות ‎по индивидуальному расчёту בשנה על זרימת מסמכים.

מהו SBIS

SBIS היא פלטפורמה להחלפת מסמכים אלקטרוניים, הנהלת חשבונות ודיווח. המפתחת היא Tensor. לצורך אינטגרציה עם Bitrix24, המודול המרכזי הוא EDI: החלפת מסמכים בעלי תוקף משפטי דרך רשת מפעילים. ה-API של SBIS תומך בלמעלה מ-50 סוגי מסמכים: UPD, אקטים, חשבוניות, חוזים.

איך עובדת האינטגרציה בין Bitrix24 ל-SBIS

SBIS מספקת REST API לעבודה עם מסמכים. האינטגרציה פועלת לפי הסכמה הבאה:

שיטות מרכזיות ב-SBIS API:

• auth.getToken — קבלת טוקן session
• document.create — יצירת מסמך עם סוג, פרטים, פריטים
• document.send — שליחה לצד שכנגד
• document.getStatus — קבלת סטטוס חתימה
• document.list — הצגת מסמכים נכנסים עם סינון לפי סוג וסטטוס

כיצד להגדיר יצירת מסמכים אוטומטית מ-CRM

המנהל מעביר את העסקה לשלב "הכנת מסמכים". רובוט מפעיל תהליך עסקי. המטפל יוצר את המסמך ב-SBIS. נתונים עבור המסמך:

1. מוכר. פרטי החברה: ח.פ, מספר עוסק מורשה, כתובת חוקית, פרטי בנק. נשמרים בהגדרות B24 או במדריך נפרד.
2. קונה. פרטים מכרטיס החברה ב-CRM: ח.פ, מספר עוסק מורשה, כתובת. יש למלא ולאמת את ח.פ.
3. פריטים. עמדות מוצר מהעסקה: שם, כמות, מחיר, שיעור מע"מ, יחידת מידה.
4. מספר ותאריך. נוצרים אוטומטית בהתאם לכללי המספור של החברה.

המטפל ממיר את הנתונים לפורמט SBIS API וקורא ל-document.create. התגובה מחזירה מזהה מסמך, הנשמר בשדה מותאם אישית של העסקה.

חתימה ושליחה

לאחר היצירה, המסמך נמצא בסטטוס "טיוטה" ב-SBIS. לאחר מכן:

• חתימה ידנית: האחראי מתחבר ל-SBIS, בוחן את המסמך, וחותם עליו בחתימה דיגיטלית. מתאים לחברות עם בקרה קפדנית.
• חתימה אוטומטית: החתימה הדיגיטלית מוגדרת בשרת או בענן של SBIS — המסמך נחתם ונשלח ללא מעורבות אנושית. מתאים לשליחה המונית של מסמכים חוזרים (חשבוניות חודשיות עבור שירותי מנוי).

לאחר החתימה, המסמך נשלח אוטומטית לצד שכנגד באמצעות EDI.

החזרת סטטוסים ל-CRM

האינטגרציה עוקבת אחר סטטוסים של מסמכים ב-SBIS ומעדכנת נתונים ב-B24:

סקירת הסטטוסים מתבצעת על ידי סקריפט cron כל 15–30 דקות, או באמצעות callback אם תוכנית SBIS תומכת בכך.

עיבוד מסמכים נכנסים

צד נגדי שולח מסמך דרך SBIS. האינטגרציה:

• בודקת מעת לעת מסמכים נכנסים באמצעות document.list.
• מזהה את הצד הנגדי לפי ח.פ, מאתרת את החברה ב-CRM.
• יוצרת פעילות בכרטיס העסקה: "UPD נכנס מחברת 'צד נגדי' בע״מ."
• מצרפת גרסת PDF של המסמך.
• מקצה משימה לאחראי: "לבדוק ולחתום על מסמך נכנס."

למה אינטגרציה של API רווחית יותר מהזנה ידנית

תהליך ידני: המנהל מבקש מהחשב, החשב מאתר פרטים, יוצר את המסמך, בודק אותו, חותם עליו, שולח אותו. עבור עסקה אחת — מ-30 דקות. אינטגרציה דרך API עובדת פי 120 מהר יותר: המסמך נוצר ונשלח אוטומטית בהתבסס על סטטוס העסקה תוך 15 שניות.

הדבר מורגש במיוחד בשליחה המונית, למשל, חשבוניות חודשיות עבור 100 לקוחות. ההחזר על ההשקעה באינטגרציה הוא 3–4 חודשים בזכות חיסכון בזמן ומניעת טעויות (98% מהמסמכים עוברים ללא טעויות).

לוחות זמנים ליישום

מה כלול בעבודה

• חיבור SBIS API: הרשאה, הגדרת הרשאות גישה, קישור תיבת דואר של הארגון.
• מיפוי CRM → SBIS לפרטים: ח.פ., מפתח, כתובות, פרטי בנק.
• יצירת מסמכים אוטומטית מעסקאות: UPD, מעשי, חשבוניות.
• הגדרת חתימה: ידנית דרך ממשק SBIS או אוטומטית באמצעות חתימה דיגיטלית בשרת/בענן.
• סנכרון סטטוס מסמכים: SBIS → שדות מותאמים אישית של עסקה → רובוטים ב-CRM.
• עיבוד מסמכים נכנסים: התראות, קישור לצד שכנגד ב-CRM, משימות חתימה.
• הדרכת מנהלים: ייזום שליחת מסמכים מ-CRM, ניטור סטטוסים, פעולות במקרה של דחייה.

צרו קשר להערכת הפרויקט וקבלו הצעת מחיר תוך יום אחד. הזמינו אינטגרציה והפכו את זרימת המסמכים שלכם לאוטומטית עוד היום.