הגדרת Extranet ב-Bitrix24 לקבלנים, לקוחות ורואי חשבון
קבלן עובד על פרויקט אך אין לו גישה למשימות — התקשורת מתבצעת דרך Telegram. לקוח רוצה לראות את סטטוס ההזמנה — המנהל שולח צילומי מסך מה-CRM באופן ידני. יועץ חיצוני מבקש גישה למסמכים — קבצים נשלחים בדוא"ל. כל זה הוא בזבוז זמן, שגיאות ושכפול נתונים. הניסיון שלנו בהגדרת extranet עולה על 10 שנים ו-50+ פרויקטים. Extranet ב-Bitrix24 פותר את הבעיה: הוא מספק למשתמשים חיצוניים גישה מבודדת רק לפרויקטים, משימות, קבצים ויומן הדרושים להם. אין סיכון ל-CRM או למבנה הפנימי. חיסכון בתקשורת מיותרת יכול להגיע ל-$2.7k–3.9k בשנה.
מה זה Extranet ולמה הוא נחוץ
Extranet ב-Bitrix24 הוא אזור פורטל נפרד למשתמשים שאינם עובדי החברה: לקוחות, קבלנים, פרילנסרים ורואי חשבון. משתמש extranet רואה רק את הקבוצות והפרויקטים אליהם הוזמן במפורש. שאר הפורטל — CRM, צ'אטים פנימיים, זרם פעילות, מבנה החברה — מוסתר. בידוד זה הוא תכונה ארכיטקטונית של הפלטפורמה, לא הגדרת תצורה.
הזמנת משתמשים חיצוניים
משתמש חיצוני מוזמן דרך דוא"ל. הוא מקבל קישור, נרשם (או מתחבר אם כבר יש לו חשבון Bitrix24), ונוחת בממשק ה-extranet שלו. כל מה שהוא רואה מוגבל לקבוצות שהוא חבר בהן.
זמין:
- קבוצות עבודה אליהן הוזמן — משימות, קבצים, דיונים;
- צ'אט עם חברי הקבוצה;
- יומן קבוצתי — פגישות ואירועי פרויקט;
- כונן קבוצתי — קבצי פרויקט.
לא נראה:
- מבנה החברה ורשימת העובדים (למעט חברי הקבוצה);
- נתוני CRM;
- זרם הפעילות של החברה;
- קבוצות עבודה אחרות;
- טלפוניה וצ'אטים פנימיים.
הגדרת גישה לפי קבוצות
כל קבוצת עבודה יכולה להיות פנימית או extranet. קבוצת extranet מקבלת משתמשים חיצוניים. קבוצה פנימית מקבלת רק עובדים. הפרדה זו היא קפדנית: לא ניתן להזמין משתמש חיצוני לקבוצה פנימית.
אנו מגדירים עבור כל קבוצת extranet:
- משתתפים — אילו עובדים ואילו משתמשים חיצוניים כלולים;
- תפקידים — בעל קבוצה (בדרך כלל מנהל פרויקט), מנחים, משתתפים. משתמש חיצוני יכול להיות רק משתתף;
- הרשאות קבצים — המשתמש החיצוני יכול להעלות, לערוך או רק לצפות. מוגדר ברמת התיקייה;
- נראות משימות — כל משימות הקבוצה או רק אלו שבהן המשתמש הוא משתתף/אחראי.
איך להגדיר הרשאות למשתמשי Extranet?
עבור כל קבוצה מוגדרות הרשאות אישיות. להלן תצורות אופייניות לתרחישים שונים:
| תרחיש | הרשאות קבצים | הרשאות משימות | יומן |
|---|---|---|---|
| קבלן (מעצב) | העלאה ועריכה | צפייה במשימות שלו | קריאה |
| לקוח (סטטוס הזמנה) | קריאה בלבד | צפייה בכל משימות הקבוצה | קריאה |
| רואה חשבון | קריאה בלבד | אין גישה | אין גישה |
למה Extranet בטוח יותר מהזמנה רגילה?
הזמנה רגילה מעניקה גישה מלאה לפורטל. Extranet מבודד את המשתמש בתוך הקבוצה. השוואה: הזמנת דוא"ל פותחת CRM ומשימות, בעוד extranet מציג רק פרויקטים נבחרים. זה מפחית את הסיכון לדליפת נתונים פי 2–3. אמצעים נוספים:
- תפוגת גישה — ניתן להגדיר תאריך שלאחריו המשתמש מושבת אוטומטית;
- יומן פעולות — כל הפעולות מתועדות: אילו קבצים נפתחו, הורדו, הועלו;
- אימות דו-שלבי — אנו מפעילים אותו עבור משתמשים חיצוניים כדרישה מחייבת.
Extranet בטוח פי 3 מהזמנה רגילה, וזמן ההגדרה קצר פי 2 מיצירת פורטל נפרד. אנו מבטיחים סודיות ברמת החוזה.
שלבי הגדרת Extranet
- ניתוח: קביעה אילו קבוצות והרשאות נדרשות לכל סוג של משתמש חיצוני (קבלנים, לקוחות, רואי חשבון).
- עיצוב: יצירת קבוצות extranet, הגדרת תפקידים והגדרת הרשאות קבצים ומשימות.
- הזמנה: שליחת הזמנות בדוא"ל, שיוך משתמשים לקבוצות.
- אבטחה: הפעלת אימות דו-שלבי, הגדרת תפוגת גישה.
- בדיקות: אימות שמשתמשים חיצוניים רואים רק את מה שהם צריכים, ונתונים פנימיים מוסתרים.
- השקה: מתן הוראות לעובדים והשקה.
דוגמה לתכנית הרשאות לסוגי משתמשים שונים
| סוג משתמש | קבוצות | קבצים | משימות | תקופת גישה |
|---|---|---|---|---|
| קבלן | פרויקט | קריאה/כתיבה | שלו | 3 חודשים |
| לקוח | פרויקט | קריאה | הכל | משך ההזמנה |
| רואה חשבון | מסמכים | קריאה | אין | חודש אחד |
מקרי שימוש
עבודה עם קבלן. סטודיו עיצוב יוצר עיצובים. אנו יוצרים קבוצת extranet "פרויקט: עיצוב מחדש של האתר". מזמינים מעצבים. הם רואים משימות פרויקט, מעלים עיצובים ל-Drive, דנים בתיקונים בתגובות. המנהל עוקב אחר מועדים דרך Kanban. זמן האישור מצטמצם ב-40% בזכות שקיפות.
פורטל לקוח. הלקוח רואה את סטטוס ההזמנה: משימות עם שלבים, קבצים עם תוצאות ביניים, יומן עם מועדים. במקום הודעות במסנג'רים — תהליך שקוף. גישה ל-30+ משימות ללא שאלות מיותרות.
ביקורת חיצונית. רואה החשבון מקבל גישה לקבוצה עם מסמכים לבדיקה. הקבצים הם לקריאה בלבד. לאחר סיום הביקורת, אנו מסירים את המשתמש מהקבוצה.
מה כלול בעבודה
הגדרת extranet במפתח אחד כוללת:
- הפעלת מודול ויצירת קבוצות extranet (עד 10 קבוצות);
- הגדרת הרשאות (קבצים, משימות, יומן) לכל קבוצה;
- הזמנת משתמשים חיצוניים והקצאת תפקידים;
- הגדרת אבטחה: אימות דו-שלבי, תפוגת גישה, יומן פעולות;
- הוראות לעובדים לעבודה עם משתמשים חיצוניים.
המחיר נקבע לאחר ייעוץ חינם — אנו מעריכים את התרחיש שלך תוך יום אחד. צור קשר כדי לדון בפרטים. מומחי Bitrix24 מוסמכים מבטיחים אבטחת מידע.
לפרטים נוספים על הפונקציונליות, ראה את התיעוד הרשמי של Bitrix24.