הגדרת אקסט�ראנט ב-Bitrix24 עבור קבלנים, לקוחות ומבקרים
קבלן עובד על פרויקט אך אין לו גישה למשימות — התקשורת מתבצעת דרך Telegram. לקוח רוצה לראות את סטטוס ההזמנה — המנהל שולח ידנית צילומי מסך מה-CRM. יועץ חיצוני מבקש גישה למסמכים — הקבצים מועברים בדוא"ל. כל זה בזבוז זמן, שגיאות, כפילות נתונים.
הניסיון שלנו בהגדרת אקסט�ראנט משתרע על למעלה מ-10 שנים ו-50+ פרויקטים. אקסט�ראנט ב-Bitrix24 פותר את הבעיה: הוא מספק למשתמשים חיצוניים גישה מבודדת רק לפרויקטים, למשימות, לקבצים וללוח השנה הנדרשים. ללא סיכון ל-CRM או למבנה הפנימי. החיסכון בתקשורת מיותרת יכול להגיע לעלות המחושבת לאחר ביקורת מדי שנה.
מהי אקסטראנט ולמה היא נחוצה
אקסטראנט ב-Bitrix24 הוא אזור פורטל נפרד עבור משתמשים שאינם עובדי החברה: לקוחות, קבלנים, פרילנסרים, מבקרים. משתמש אקסטראנט רואה רק את הקבוצות והפרויקטים שאליהם הוזמן במפורש. שאר הפורטל — CRM, צ'אטים פנימיים, זרם פעילות, מבנה החברה — מוסתר. בידוד זה הוא מאפיין ארכיטקטוני של הפלטפורמה, ולא הגדרה הניתנת לשינוי.
הזמנת משתמשים חיצוניים
משתמש חיצוני מוזמן באמצעות דוא"ל. הוא מקבל קישור, נרשם (או מתחבר אם כבר יש לו חשבון Bitrix24), ומגיע לממשק ה-extranet שלו. כל מה שהוא רואה מוגבל לקבוצות שהוא שייך אליהן.
זמין:
- קבוצות עבודה שהוא מוזמן אליהן — משימות, קבצים, דיונים;
- צ'אט עם חברי הקבוצה;
- יומן הקבוצה — פגישות ואירועי הפרויקט;
- Drive של הקבוצה — קבצי הפרויקט.
לא גלוי:
- מבנה החברה ורשימת העובדים (למעט חברי הקבוצה);
- נתוני CRM;
- זרם הפעילות של החברה;
- קבוצות עבודה אחרות;
- טלפוניה וצ'אטים פנימיים.
הגדרת גישה לפי קבוצות
כל קבוצת עבודה יכולה להיות פנימית או חיצונית (extranet). קבוצה חיצונית מקבלת משתמשים חיצוניים. קבוצה פנימית מקבלת רק עובדים. ההפרדה הזו קפדנית: לא ניתן להזמין משתמש חיצוני לקבוצה פנימית.
אנו מגדירים עבור כל קבוצה חיצונית:
- משתתפים — אילו עובדים ואילו משתמשים חיצוניים נכללים;
- תפקידים — בעל הקבוצה (בדרך כלל מנהל הפרויקט), מנחים, משתתפים. משתמש חיצוני יכול להיות רק משתתף;
- הרשאות קבצים — המשתמש החיצוני יכול להעלות, לערוך, או רק לצפות. מוגדר ברמת התיקייה;
- נראות משימות — כל משימות הקבוצה או רק אלו שבהן המשתמש הוא משתתף/אחראי.
כיצד להגדיר הרשאות למשתמשי Extranet?
עבור כל קבוצה, ההרשאות מוגדרות בנפרד. להלן תצורות אופייניות לתרחישים שונים:
| תרחיש | הרשאות קבצים | הרשאות משימות | יומן |
|---|---|---|---|
| קבלן (מעצב) | העלאה ועריכה | צפייה במשימות עצמיות | קריאה |
| לקוח (סטטוס הזמנה) | קריאה בלבד | צפייה בכל משימות הקבוצה | קריאה |
| מבקר | קריאה בלבד | אין גישה | אין גישה |
מדוע Extranet בטוח יותר מהזמנה רגילה?
הזמנה רגילה מעניקה גישה מלאה לפורטל. Extranet מבודד את המשתמש בתוך הקבוצה. לשם השוואה: הזמנה בדוא"ל פותחת את ה-CRM והמשימות, בעוד ש-Extranet מציג רק פרויקטים נבחרים. זה מפחית את הסיכון לדליפת נתונים פי 2–3. אמצעים נוספים:
- תפוגת גישה — ניתן להגדיר תאריך שלאחריו המשתמש יושבת אוטומטית;
- יומן פעולות — כל הפעולות מתועדות: אילו קבצים נפתחו, הורדו, הועלו;
- אימות דו-שלבי — אנו מפעילים אותו עבור משתמשים חיצוניים כדרישת חובה.
Extranet בטוח פי 3 מהזמנה רגילה, וזמן ההגדרה קצר פי 2 מיצירת פורטל נפרד. אנו מבטיחים סודיות ברמת החוזה.
שלבי הגדרת ה-Extranet
- ניתוח: קביעת אילו קבוצות והרשאות נדרשות לכל סוג של משתמש חיצוני (קבלנים, לקוחות, מבקרים).
- עיצוב: יצירת קבוצות extranet, הגדרת תפקידים, והגדרת הרשאות לקבצים ולמשימות.
- הזמנה: שליחת הזמנות בדואר אלקטרוני, שיוך משתמשים לקבוצות.
- אבטחה: הפעלת אימות דו-שלבי, הגדרת תפוגת גישה.
- בדיקות: אימות שמשתמשים חיצוניים רואים רק את מה שהם צריכים, ונתונים פנימיים מוסתרים.
- פריסה: מתן הנחיות לעובדים והשקה.
דוגמה לסכימת הרשאות עבור סוגי משתמשים שונים
| סוג משתמש | קבוצות | קבצים | משימות | תקופת גישה |
|---|---|---|---|---|
| קבלן | Project | קריאה/כתיבה | Own | 3 חודשים |
| לקוח | Project | קריאה | All | משך ההזמנה |
| מבקר | Documents | קריאה | None | חודש אחד |
מקרי שימוש
עבודה עם קבלן. סטודיו לעיצוב יוצר פריסות. אנו יוצרים קבוצת אקסטראנט "פרויקט: עיצוב מחדש של אתר". מזמינים מעצבים. הם רואים משימות פרויקט, מעלים פריסות ל-Drive, דנים בתיקונים בתגובות. המנהל עוקב אחר מועדים דרך Kanban. זמן האישור מצטמצם ב-40% בזכות שקיפות.
פורטל לקוחות. הלקוח רואה את סטטוס ההזמנה: משימות עם שלבים, קבצים עם תוצאות ביניים, לוח שנה עם מועדים. במקום הודעות במסנג'רים — תהליך שקוף. גישה ל-30+ משימות ללא שאלות מיותרות.
ביקורת חיצונית. המבקר מקבל גישה לקבוצה עם מסמכים לבדיקה. הקבצים לקריאה בלבד. לאחר סיום הביקורת, אנו מסירים את המשתמש מהקבוצה.
מה כלול בעבודה
הקמת אקסט�ראנט מלאה כוללת:
- הפעלת המודול ויצירת קבוצות אקסט�ראנט (עד 10 קבוצות);
- הגדרת הרשאות (קבצים, משימות, יומן) עבור כל קבוצה;
- הזמנת משתמשים חיצוניים והקצאת תפקידים;
- הגדרת אבטחה: אימות דו-שלבי, תפוגת גישה, יומן פעולות;
- הנחיות לעובדים בנושא עבודה עם משתמשים חיצוניים.
התמחור נקבע לאחר ייעוץ — אנו מעריכים את התרחיש שלך בתוך יום אחד. צרו קשר כדי לדון בפרטים. מומחי Bitrix24 מוסמכים מבטיחים את אבטחת הנתונים.
לפרטים נוספים על הפונקציונליות, ראו את התיעוד הרשמי של Bitrix24.