הגדרת חתימה דיגיטלית על מסמכים באמצעות Bitrix24
עסקה מאושרת ב-CRM, נוצר קובץ PDF, המנהל שולח אותו בדוא"ל ללקוח. הלקוח מדפיס, חותם בעט, סורק ושולח בחזרה. חודש לאחר מכן מתברר שלסריקה אין תוקף משפטי — הנהלת החשבונות דורשת את המקור. נשמע מוכר?
אנחנו מיישמים חתימה אלקטרונית עם חתימה דיגיטלית ב-Bitrix24 כך שמסמכים מקבלים תוקף משפטי באופן מיידי ללא נייר. אתם שומרים על שליטה מלאה: מהזמנות פנימיות ועד חשבוניות לספקים. חוו את הנוחות: אנחנו מגדירים SES ו-QES במפתח סוהר, ומשלבים עם CryptoPro ו-EDI.
סוגי חתימות אלקטרוניות
ב-Bitrix24 משתמשים בשני סוגים:
| סוג | יישום | תוקף משפטי | תוכנה נדרשת |
|---|---|---|---|
| SES (פשוטה) | אישורים פנימיים, מסמכי משאבי אנוש | רק עם הסכם בכתב | אין |
| QES (מוסמכת) | חשבוניות, דוחות, רכש ממשלתי | שווה ערך לחתימה בכתב יד | CryptoPro CSP + Browser Plugin |
- SES — אישור באמצעות שם משתמש/סיסמה או SMS. Bitrix24 תומך ב-SES עבור מסמכים פנימיים: אישור הזמנות, אישור בקשות. התוקף המשפטי מוגבל — רק אם הצדדים חתמו על הסכם המכיר בו.
- QES — מונפקת על ידי רשות הסמכה מוסמכת (רשות המסים, רשות הסמכה מסחרית). דורשת ספק קריפטוגרפי: CryptoPro CSP 5.0+ או VipNet CSP.
כיצד להגדיר חתימת QES ב-CRM
עבור חתימה מחייבת מבחינה משפטית (מסמכים לספקים, רשויות מס, EDI) יש צורך ב-QES ובספק קריפטוגרפי. תהליך החתימה מתוך ה-CRM:
- המנהל יוצר מסמך מתוך עסקה (באמצעות תבנית מסמך של Bitrix24 או יצירה חיצונית).
- לוחץ על 'חתום עם EDS' — Bitrix24 דרך Browser Plugin יוצר קשר עם CryptoPro CSP.
- CryptoPro קורא את האישור מהטוקן או מהמאגר, יוצר חתימה (מנותקת .sig או מוטמעת).
- הקובץ החתום + קובץ החתימה נשמרים בכרטיס העסקה.
- רובוט שולח את המסמך החתום לספק או מעביר אותו למערכת EDI.
דרישות תחנת עבודה:
- QES מונפקת על ידי רשות הסמכה מוסמכת (רשות המסים, מסחרית)
- CryptoPro CSP 5.0+ מותקן
- CryptoPro Browser Plugin — תוסף דפדפן
- אישור QES — מותקן במאגר Windows או על טוקן (Рутокен, eToken)
מדוע QES מהיר פי 10 מתהליך עבודה על נייר?
השוו: המחזור הרגיל 'הדפס → חתום → סרוק → שלח' אורך בממוצע 2–3 ימים. QES ב-Bitrix24 — 10 דקות. מסמכים נחתמים בשניות, נשמרים באופן מיידי בעסקה, והספק מקבל קישור. אנחנו מבטיחים הגדרה נכונה של מסלולי חתימה לכל תהליכי עסקיים.
חתימה על מסמכים פנימיים ב-Bitrix24
עבור אישורים פנימיים (הזמנות, בקשות, תזכירים) משתמשים במודול 'חתימה' ב-Bitrix24:
- המסמך נוצר במדור 'חתימה' או ש-PDF מועלה.
- מוקצים חותמים — עובדי הפורטל.
- כל חותם מקבל התראה, פותח את המסמך ומציב חתימה (גרפית או SES).
- המסמך החתום נשמר עם סימונים: מי חתם, מתי, כתובת IP.
מנגנון זה עובד ללא CryptoPro — די בכלים הסטנדרטיים של Bitrix24. מתאים למסמכי משאבי אנוש, תקנות פנימיות, NDAs.
מסלול חתימה ב-CRM
עבור מסמכים הדורשים מספר חתימות (מנהל + רואה חשבון ראשי), מוגדר מסלול:
- שלב עסקה 'ממתין לחתימה' → רובוט יוצר משימות לחתומים לפי סדר.
- החותם הראשון חותם → המשימה נסגרת → נוצרת משימה לשני.
- כל החתימות נאספו → רובוט מעביר את העסקה לשלב 'חתום', מצרף את הקובץ הסופי.
- דחייה → העסקה חוזרת לשלב 'תיקון', המנהל מקבל התראה עם הסיבה.
אחסון מסמכים חתומים
מסמכים חתומים נשמרים ב-Bitrix24 Drive המקושר לעסקה. המלצות:
- תיקייה נפרדת 'מסמכים חתומים' במבנה ה-Drive.
- קובץ המסמך + קובץ החתימה המנותקת (.sig) נשמרים יחד.
- מניעת מחיקת קבצים חתומים באמצעות הרשאות גישה לתיקייה.
- תקופת שמירה למסמכים חתומים ב-QES — לפחות 5 שנים (דרישה חוקית).
מה כלול בעבודה
- אבחון תשתית ה-IT הנוכחית ותהליך זרימת המסמכים
- הגדרת מודול 'חתימה' למסמכים פנימיים: תבניות, מסלולי אישור
- התקנה והגדרה של CryptoPro CSP + Browser Plugin בתחנות עבודה
- הגדרת חתימת מסמכים מתוך CRM: כפתור בכרטיס העסקה, בחירת אישור, יצירת חתימה
- יצירת מסלולי חתימה: רצף חותמים, פעולות במקרה של דחייה
- ארגון אחסון מסמכים חתומים: מבנה תיקיות, הרשאות גישה, מדיניות שמירה
- הדרכת צוות: חתימה דרך הדפדפן, אימות חתימה, שגיאות נפוצות (אישור שפג תוקפו, תוסף חסר)
- תיעוד טכני וגישה לתצורה הסופית
שגיאות נפוצות וכיצד להימנע מהן
אישורים שפג תוקפם
QES תקפה ל-12–15 חודשים. הגדירו רובוט ב-Bitrix24 להתריע 30 יום לפני פקיעת התוקף. אחרת, החתימה הופכת לבלתי אפשרית והעסקאות נופלות.תוסף דפדפן חסר אם לחיצה על 'חתום עם EDS' לא עושה דבר, בדקו אם CryptoPro Browser Plugin מותקן. שגיאה בכל המחשבים בארגון אחד — עדכנו את מדיניות הקבוצה של Chrome/Edge.
אנחנו עובדים עם Bitrix24 למעלה מ-5 שנים והשלמנו יותר מ-50 אינטגרציות של זרימת מסמכים. צרו קשר — נעריך את הפרויקט שלכם. הגדרה במפתח סוהר אורכת 3 עד 7 ימי עבודה.