הגדרת חתימה דיגיטלית למסמכים באמצעות Bitrix24
עסקה מאושרת ב-CRM, נוצר PDF, המנהל שולח אותו בדוא"ל ללקוח. הלקוח מדפיס, חותם בעט, סורק ושולח בחזרה. חודש לאחר מכן מתברר שלסריקה אין תוקף משפטי — הנהלת החשבונות דורשת את המקור. נשמע מוכר? אנו מיישמים חתימה אלקטרונית עם חתימה דיגיטלית ב-Bitrix24 כך שמסמכים מקבלים תוקף משפטי מיידי ללא נייר. אתם שומרים על שליטה מלאה: מהזמנות פנימיות ועד חשבוניות לצדדים שלישיים. חוו את הנוחות: אנו מגדירים חתימה אלקטרונית פשוטה (SES) וחתימה אלקטרונית כשירה (QES) במפתח פתוח, משתלבים עם CryptoPro ו-EDI.
סוגי חתימות אלקטרוניות
Bitrix24 משתמש בשני סוגים:
| סוג | יישום | תוקף משפטי | תוכנה נדרשת |
|---|---|---|---|
| SES (פשוטה) | אישורים פנימיים, מסמכי משאבי אנוש | רק עם הסכם בכתב | אין |
| QES (כשירה) | חשבוניות, דוחות, רכש ממשלתי | שקולה לחתימה בכתב יד | CryptoPro CSP + תוסף דפדפן |
- SES — אישור באמצעות שם משתמש/סיסמה או SMS. Bitrix24 תומך ב-SES למסמכים פנימיים: אישור הזמנות, אישור בקשות. תוקף משפטי מוגבל — רק אם הצדדים חתמו על הסכם המכיר בכך.
- QES — מונפקת על ידי רשות אישורים מוסמכת (מס הכנסה הפדרלי, רשות מסחרית). דורשת ספק קריפטוגרפי: CryptoPro CSP 5.0+ או VipNet CSP.
כיצד להגדיר חתימת QES ב-CRM
לחתימה בעלת תוקף משפטי (מסמכים לצדדים שלישיים, רשויות מס, EDI) נדרשת QES וספק קריפטוגרפי. תהליך החתימה מה-CRM:
- המנהל יוצר מסמך מעסקה (באמצעות תבנית מסמך של Bitrix24 או יצירה חיצונית).
- לוחץ על 'חתום עם EDS' — Bitrix24 דרך תוסף הדפדפן פונה ל-CryptoPro CSP.
- CryptoPro קורא את התעודה מאסימון או ממאגר, יוצר חתימה (מנותקת .sig או מוטמעת).
- הקובץ החתום + קובץ החתימה נשמרים בכרטיס העסקה.
- רובוט שולח את המסמך החתום לצד השלישי או מעביר אותו למערכת EDI.
דרישות תחנת עבודה:
- QES שהונפקה על ידי רשות מוסמכת (מס הכנסה הפדרלי, מסחרית)
- CryptoPro CSP 5.0+ מותקן
- CryptoPro Browser Plugin — תוסף דפדפן
- תעודת QES — מותקנת במאגר Windows או על אסימון (Рутокен, eToken)
מדוע QES מהירה פי 10 מזרימת עבודה בנייר?
השוו: המחזור הרגיל 'הדפסה → חתימה → סריקה → שליחה' אורך בממוצע 2–3 ימים. QES ב-Bitrix24 — 10 דקות. מסמכים נחתמים תוך שניות, נשמרים מיידית בעסקה, והצד השלישי מקבל קישור. אנו מבטיחים הגדרה נכונה של מסלולי חתימה לכל תהליך עסקי.
חתימה על מסמכים פנימיים ב-Bitrix24
לאישורים פנימיים (הזמנות, בקשות, תזכירים) נעשה שימוש במודול 'חתימה' ב-Bitrix24:
- מסמך נוצר בסעיף 'חתימה' או מועלה PDF.
- מוקצים חותמים — עובדי הפורטל.
- כל חותם מקבל הודעה, פותח את המסמך ומניח חתימה (גרפית או SES).
- המסמך החתום נשמר עם סימנים: מי חתם, מתי, כתובת IP.
מנגנון זה פועל ללא CryptoPro — כלי Bitrix24 הסטנדרטיים מספיקים. מתאים למסמכי משאבי אנוש, תקנות פנימיות, הסכמי סודיות (NDA).
מסלול חתימה ב-CRM
למסמכים הדורשים מספר חתימות (מנהל + רואה חשבון ראשי), מוגדר מסלול:
- שלב העסקה 'ממתין לחתימה' → רובוט יוצר משימות לחותמים בסדר.
- החותם הראשון חותם → המשימה נסגרת → נוצרת משימה לשני.
- כל החתימות נאספות → הרובוט מעביר את העסקה לשלב 'נחתם', מצרף את הקובץ הסופי.
- דחייה → העסקה חוזרת לשלב 'תיקון', המנהל מקבל הודעה עם סיבה.
אחסון מסמכים חתומים
מסמכים חתומים נשמרים בכונן Bitrix24 המקושר לעסקה. המלצות:
- תיקייה נפרדת 'מסמכים חתומים' במבנה הכונן.
- קובץ המסמך + קובץ החתימה המנותקת (.sig) נשמרים יחד.
- מניעת מחיקה של קבצים חתומים באמצעות הרשאות גישה לתיקייה.
- תקופת שמירה למסמכים החתומים ב-QES — לפחות 5 שנים (דרישה חוקית).
מה כלול בעבודה
- אבחון תשתית ה-IT הנוכחית וזרימת המסמכים
- הגדרת מודול 'חתימה' למסמכים פנימיים: תבניות, מסלולי אישור
- התקנה והגדרה של CryptoPro CSP + תוסף דפדפן בתחנות עבודה
- הגדרת חתימת מסמכים מה-CRM: כפתור בכרטיס העסקה, בחירת תעודה, יצירת חתימה
- יצירת מסלולי חתימה: רצף חותמים, פעולות על דחייה
- ארגון אחסון מסמכים חתומים: מבנה תיקיות, הרשאות גישה, מדיניות שמירה
- הדרכת צוות: חתימה דרך דפדפן, אימות חתימה, שגיאות נפוצות (תעודה שפגה, תוסף חסר)
- תיעוד טכני וגישה לתצורה הסופית
שגיאות נפוצות וכיצד להימנע מהן
תעודות שפגו
QES תקפה ל-12–15 חודשים. הגדר רובוט Bitrix24 להודעה 30 יום לפני פקיעה. אחרת, החתימה הופכת לבלתי אפשרית ועסקאות נופלות.תוסף דפדפן חסר
אם לחיצה על 'חתום עם EDS' לא עושה כלום, בדוק אם CryptoPro Browser Plugin מותקן. שגיאה בכל המחשבים בארגון — עדכן מדיניות קבוצתית של Chrome/Edge.אנו עובדים עם Bitrix24 למעלה מ-5 שנים והשלמנו 50+ אינטגרציות של זרימת מסמכים. צרו קשר — נבחן את הפרויקט שלכם בחינם. הגדרה במפתח פתוח אורכת 3 עד 7 ימי עבודה.