מחלקת השיווק רוצה לרכוש רישיון לשירות אנליטיקה. המנהל כותב אימייל לרכשן, שמעביר אותו למנהל הכללי לאישור — והאימייל הולך לאיבוד. כעבור שבוע מתברר שהבקשה לא טופלה. בסופו של דבר הם רוכשים במחיר מופקע בשל דחיפות. ללא תהליך רכש אחיד, כל מחלקה קונה בדרכה, התקציבים אינם מנוהלים, והספקים אינם מושווים. חברות מפסידות עד 30% מתקציב הרכש שלהן בשל כפילויות, אישורים ידניים וחוסר בקרה. אנו פותרים זאת על ידי הגדרת תהליכים חכמים ב-Bitrix24. הם הופכים את כל המחזור לאוטומטי, מהבקשה ועד למעקב אחר אספקה, ומקצרים את זמן האישור פי 5.
המהנדסים שלנו הם מומחי Bitrix24 מוסמכים עם ניסיון של 10+ שנים, שביצעו למעלה מ-60 פרויקטים של אוטומציית רכש עבור חברות ייצור ומסחר. לאחר היישום, הלקוחות חוסכים בממוצע 15-20% מתקציב הרכש שלהם.
לדוגמה, עבור מפיץ מוצרי אלקטרוניקה עם מחזור של $1M, הגדרנו תהליך חכם עם אינטגרציה ל-1C. הבעיה: הבקשות מולאו ב-Excel, אבדו במהלך האישור, והספקים לא הושוו. לאחר היישום: זמן המחזור ירד מ-7 ימים ליום אחד, בקרת התקציב מנעה חריגות מהמגבלה, ובחירת ספק אוטומטית לפי מחיר מינימלי חסכה 12% מהתקציב לרבעון.
מדוע אוטומציית רכש היא קריטית?
רכש כאוטי מוביל לאובדן של עד 30% מהתקציב, אישורים ידניים גורמים לעיכובים של עד 5 ימים, והזמנות כפולות גורמות להוצאות יתר. יישום תהליך אחיד ב-Bitrix24 מבטל בעיות אלה. לפי תיעוד Bitrix24, תהליכים חכמים מאפשרים הגדרה גמישה של שלבים והרשאות גישה, בעוד שתהליכים עסקיים הופכים שגרה לאוטומטית.
כיצד לשלוט בתקציב הרכש?
בתהליך החכם, אנו מגדירים בדיקות של יתרת התקציב המחלקתי בשלב האישור. כאשר חריגה מהמגבלה, הבקשה מקבלת דגל ונשלחת לאישור נוסף. המערכת מנתחת רכישות דומות משלושת החודשים האחרונים כדי למנוע כפילויות. זה שומר על ההוצאות תחת שליטה ומונע שימוש לרעה בכספים.
מה אוטומציית הרכש נותנת?
אוטומציית רכש ב-Bitrix24 מאיצה את התהליך פי 5 ומפחיתה את מספר השגיאות ב-90%. התהליך החכם "רכישה" מכסה את כל השלבים עם בקרה אוטומטית בכל שלב. הבקשות עוברות אישור תוך שעות, בחירת הספקים אוטומטית, ומסמכים נוצרים מתבניות ללא הזנה ידנית.
כיצד אנו מגדירים את תהליך הרכש?
אנו משתמשים בתהליך החכם "רכישה" עם שלבים:
- בקשה — היוזם יוצר כרטיס: שם, כמות, מועד אחרון, נימוק, תקציב משוער.
- אישור — מסלול לפי תקציב: ראש מחלקה, מנהל כספים, ולסכומים מעל המגבלה, המנהל הכללי.
- בחירת ספק — הרכשן אוסף הצעות מחיר, מצרף אותן לכרטיס, וממלא טבלת השוואה.
- הזמנה — נוצרת הזמנה עם מספר ותאריך, ומסמכים נוצרים מתבניות.
- אספקה — מעקב אחר מועדים, סימון קבלת הסחורה.
- סגירה — הסחורה התקבלה, המסמכים נחתמו.
לכל שלב יש הרשאות גישה ופעולות אוטומטיות משלו: במעבר לשלב "הזמנה", נוצרת הזמנה ב-1C; בשלב "אספקה", נשלחת הודעה ליוזם. לדוגמה, בפרויקט אחד הגדרנו בדיקת תקציב אוטומטית והודעות Telegram כאשר מאשר מפספס את המועד.
דוגמה להגדרת תהליך עסקי: בעורך Bitrix24, אנו יוצרים רצף פעולות — בקשת נתונים נוספים, אישור מקביל על ידי המנהל ורואה החשבון, מעבר מותנה כאשר חריגה מהתקציב. משך כל שלב מתועד; אם חריגה מ-SLA, נשלחת הודעה לראש המחלקה.
דוחות רכש
דוחות אוטומטיים זמינים: רישום רכישות לתקופה עם סטטוס וסכום; ניתוח תקציב בפועל מול מתוכנן לפי מחלקה; יעילות ספק (זמני אספקה ממוצעים, מספר עיכובים); זמן אישור לכל בקשה. כל הדוחות נוצרים בלחיצה אחת מהתהליך החכם ללא הרכבה ידנית.
השוואה: רכש ידני מול אוטומטי
| קריטריון | תהליך ידני | אוטומציה ב-Bitrix24 |
|---|---|---|
| זמן אישור | 3–5 ימים | 2–4 שעות |
| בקשות שאבדו | 15% | 0% |
| בקרת תקציב | Excel בלבד | בדיקות אוטומטיות |
| דיווח | הרכבה ידנית | לחיצה אחת |
האוטומציה מקצרת את זמן מחזור הרכש פי 5 ומבטלת שגיאות אנוש.
דוגמה לחיסכון בזמן לפי שלב
| שלב | תהליך ידני | אוטומציה | חיסכון |
|---|---|---|---|
| יצירת בקשה | 20 דקות | 5 דקות | 75% |
| אישור | 3 ימים | 4 שעות | 90% |
| בחירת ספק | 2 ימים | יום אחד | 50% |
| עיבוד הזמנה | שעה אחת | 10 דקות | 83% |
מה כלול בהתקנה במפתח מלא
- פיתוח תהליך חכם "רכישה" עם שדות מותאמים אישית ותהליכים עסקיים.
- הגדרת מסלולי אישור עם בדיקת תקציב.
- יצירת ספר קטגוריות וניהול ספקים ב-CRM.
- תבניות מסמכים: הזמנה, תעודת קבלה.
- הודעות אוטומטיות על עיכובים באספקה.
- דוחות רכש וביצוע תקציב.
- אינטגרציה עם 1C באמצעות CommerceML.
- הדרכת עובדים על עבודה עם המערכת.
הירשמו לאבחון חינם של תהליך הרכש שלכם — נראה לכם צווארי בקבוק ונציע פתרון. קבלו ייעוץ מהנדס והערכת עלות לאוטומציה המותאמת למשימות שלכם. צרו קשר כדי לקבל תוכנית אוטומציה מפורטת לחברה שלכם.