מחלקת השיווק רוצה לרכוש רישיון לשירות אנליטיקה. המנהל כותב מייל לרוכש, שמועבר למנהל לצורך אישור—והמייל הולך לאיבוד. כעבור שבוע מתברר שהבקשה לא טופלה. בסופו של דבר, הם רוכשים במחיר מנופח בגלל דחיפות.
ללא תהליך רכש אחיד, כל מחלקה רוכשת בדרכה שלה, התקציבים אינם מבוקרים, והספקים אינם מושווים. חברות מאבדות עד 30% מתקציב הרכש שלהן בגלל כפילויות, אישורים ידניים והיעדר בקרה. אנחנו פותרים זאת על ידי הגדרת תהליכים חכמים ב-Bitrix24. הם מאוטמטים את כל המחזור מהבקשה ועד למעקב אחר האספקה, ומקצרים את זמן האישור פי 5.
המהנדסים שלנו הם מומחי Bitrix24 מוסמכים עם 10+ שנות ניסיון, שיישמו למעלה מ-60 פרויקטים של אוטומציה של רכש עבור חברות ייצור ומסחר. לאחר היישום, הלקוחות חוסכים בממוצע 15-20% מתקציב הרכש שלהם.
לדוגמה, עבור מפיץ אלקטרוניקה עם מחזור של по индивидуальному расчёту, הגדרנו תהליך חכם עם אינטגרציה ל-1C. הבעיה: בקשות מולאו ב-Excel, אבדו במהלך האישור, והספקים לא הושוו.
לאחר היישום: זמן המחזור ירד מ-7 ימים ליום אחד, בקרת התקציב ביטלה חריגות ממגבלות, ובחירה אוטומטית של ספקים לפי מחיר מינימלי חסכה 12% מהתקציב לרבעון.
מדוע אוטומציה של רכש היא קריטית?
רכש כאוטי מוביל לאובדן תקציב של עד 30%, אישורים ידניים גורמים לעיכובים של עד 5 ימים, הזמנות כפולות מביאות להוצאות יתר. יישום תהליך אחיד ב-Bitrix24 מבטל בעיות אלו. על פי תיעוד Bitrix24, תהליכים חכמים מאפשרים תצורה גמישה של שלבים והרשאות גישה, בעוד שתהליכים עסקיים מאוטמטים שגרה.
כיצד לשלוט בתקציב הרכש?
בתהליך החכם, אנו מגדירים בדיקות של יתרת תקציב המחלקה בשלב האישור. כאשר חריגה מהמגבלה, הבקשה מקבלת סימון ונשלחת לאישור נוסף. המערכת מנתחת רכישות דומות מ-3 החודשים האחרונים כדי למנוע כפילות. כך נשמרת שליטה בהוצאות ונמנעת שימוש לרעה בכספים.
מה נותנת אוטומציה של רכש?
אוטומציה של רכש ב-Bitrix24 מאיצה את התהליך פי 5 ומפחיתה את מספר השגיאות ב-90%. התהליך החכם "רכש" מכסה את כל השלבים עם בקרה אוטומטית בכל צעד. בקשות עוברות אישור בתוך שעות, בחירת ספקים מתבצעת באופן אוטומטי, ומסמכים נוצרים מתבניות ללא הזנה ידנית.
כיצד אנו מגדירים את תהליך הרכש?
אנו משתמשים בתהליך החכם "Purchase" עם שלבים:
- בקשה — היוזם יוצר כרטיס: שם, כמות, מועד אחרון, הצדקה, תקציב משוער.
- אישור — ניתוב לפי תקציב: ראש המחלקה, המנהל הפיננסי, ולסכומים מעל התקרה, המנכ"ל.
- בחירת ספק — הקונה אוסף הצעות מחיר, מצרף אותן לכרטיס, ממלא טבלת השוואה.
- הזמנה — נוצרת הזמנה עם מספר ותאריך, מסמכים נוצרים מתבניות.
- אספקה — מעקב אחר מועדים, סימון קבלה.
- סגור — הסחורה התקבלה, המסמכים נחתמו.
לכל שלב יש הרשאות גישה משלו ופעולות אוטומטיות: במעבר לשלב "הזמנה", נוצרת הזמנה ב-1C; ב"אספקה", נשלחת התראה ליוזם. לדוגמה, בפרויקט אחד הגדרנו בדיקת תקציב אוטומטית והתראות Telegram כאשר מאשר מפספס את המועד האחרון.
דוגמה להגדרת תהליך עסקי: במעצב Bitrix24, אנו יוצרים רצף פעולות — בקשת נתונים נוספים, אישור מקביל על ידי המנהל ורואה החשבון, מעבר מותנה כאשר התקציב חורג. משך כל שלב נרשם; אם SLA חורג, נשלחת התראה לראש המחלקה.
דוחות רכש
דוחות אוטומטיים זמינים: יומן רכש לתקופה עם סטטוס וסכום; ניתוח תקציב תכנון-ביצוע לפי מחלקה; יעילות ספקים (זמני אספקה ממוצעים, מספר עיכובים); זמן אישור לכל בקשה. כל הדוחות נוצרים בלחיצה אחת מתוך התהליך החכם ללא הרכבה ידנית.
השוואה: רכש ידני מול אוטומציה
| קריטריון | תהליך ידני | אוטומציה ב-Bitrix24 |
|---|---|---|
| זמן אישור | 3–5 ימים | 2–4 שעות |
| בקשות שאבדו | 15% | 0% |
| בקרת תקציב | Excel בלבד | בדיקות אוטומטיות |
| דיווח | הרכבה ידנית | בלחיצה אחת |
אוטומציה מקצרת את זמן מחזור הרכש פי 5 ומבטלת שגיאות אנוש.
דוגמה לחיסכון בזמן לפי שלב
| שלב | תהליך ידני | אוטומציה | חיסכון |
|---|---|---|---|
| יצירת בקשה | 20 דקות | 5 דקות | 75% |
| אישור | 3 ימים | 4 שעות | 90% |
| בחירת ספק | 2 ימים | 1 יום | 50% |
| עיבוד הזמנה | 1 שעה | 10 דקות | 83% |
מה כלול בהקמה מלאה
- פיתוח תהליך חכם "רכש" עם שדות מותאמים אישית ותהליכים עסקיים.
- הגדרת מסלולי אישור עם בדיקת תקציב.
- יצירת ספר קטגוריות וניהול ספקים ב-CRM.
- תבניות מסמכים: הזמנה, תעודת קבלה.
- התראות אוטומטיות על עיכובים באספקה.
- דוחות רכש וביצוע תקציב.
- אינטגרציה עם 1C באמצעות CommerceML.
- הדרכת עובדים על עבודה עם המערכת.
הירשמו לאבחון של תהליך הרכש שלכם — נראה צווארי בקבוק ונציע פתרון. קבלו ייעוץ מהנדס והערכת עלות למיכון המותאמת למשימות שלכם. צרו קשר כדי לקבל תוכנית מיכון מפורטת עבור החברה שלכם.