עובד שולח הודעה למנהל בצ'אט: "אני צריך נסיעת עסקים לקאזאן לשלושה ימים." המנהל עונה "בסדר." הנהלת החשבונות מגלה על כך רק כשהעובד מביא קבלות לאחר הנסיעה. הזמנת מלון — בכרטיס אישי, כרטיסי טיסה — במחיר מופקע, דוח הוצאות — על מפית. אנחנו פותרים את הבעיה הזו: אנו מגדירים תהליך אישור נסיעות עסקים ב-Bitrix24 שמביא סדר מהיום הראשון. בקשה, אישור, הערכת עלויות, מסמכים, חסימת יומן — הכל אוטומטי.
אישור ידני אורך פי 3 יותר מאשר אישור אוטומטי באמצעות תהליך עסקי. לפי הנתונים שלנו, חברות חוסכות עד 40% מזמן העובד בעיבוד נסיעות לאחר ההטמעה. החיסכון המדויק תלוי בהיקף — עם 50 נסיעות בחודש, התועלת יכולה להסתכם בעשרות דולרים בודדים של חיסכון בחודש על ידי צמצום זמן השבתה ושגיאות.
איך להגדיר תהליך אישור נסיעת עסקים?
הנסיעה מעובדת באמצעות תהליך עסקי (BP) המבוסס על רשימות או תהליכים חכמים ב-Bitrix24. מסלול טיפוסי:
- בקשה — העובד ממלא טופס: עיר, תאריכים, מטרת הנסיעה, תקציב ראשוני.
- אישור על ידי המנהל — המנהל הישיר מאשר או דוחה. אם הסכום חורג מהסף — נדרש אישור נוסף של המנהל הפיננסי.
- אישור תקציב — הנהלת החשבונות בודקת את התקציב ומאשרת מגבלות.
- הזמנה — מנהל המשרד או העובד מזמינים כרטיסים ומלון.
- נסיעה — העובד בנסיעה, התאריכים חסומים ביומן.
- דוח הוצאות — העובד מצרף קבלות ומסמכים לאחר החזרה.
בכל שלב, המשתתף מקבל הודעה ומשימה. אם לא מתקבל אישור תוך N ימים — מופעל אסקלציה.
טופס בקשה: אילו שדות נדרשים
שדות הבקשה לנסיעת עסקים מותאמים לכללים שלך. דוגמה לתצורה סטנדרטית:
| שדה | סוג | נדרש |
|---|---|---|
| עיר יעד | מחרוזת | כן |
| תאריך התחלה | תאריך | כן |
| תאריך סיום | תאריך | כן |
| מטרת הנסיעה | טקסט | כן |
| אמצעי תחבורה (טיסה/רכבת/רכב) | רשימה | כן |
| עלות כרטיס משוערת | מספר | כן |
| עלות לינה משוערת | מספר | כן |
| דמי כיס (מחושבים אוטומטית) | מספר | מחושב אוטומטית |
| תקציב כולל | מספר | מחושב אוטומטית |
| הערה | טקסט | לא |
דמי הכיס מחושבים אוטומטית: מספר ימים × תעריף דמי כיס (ניתן להגדיר בפרמטרים של התהליך העסקי). סה"כ = כרטיסים + לינה + דמי כיס.
יצירת מסמכים: צו נסיעה והגדרת משימה
לאחר אישור הבקשה, התהליך העסקי יוצר:
- צו לשליחות לנסיעת עסקים — על בסיס תבנית (טופס T-9 או חופשי)
- הגדרת משימה — מטרה ותוצאה צפויה
- תעודת נסיעה — אם נדרש לפי הכללים הפנימיים
המסמכים נוצרים מתבניות DOCX באמצעות מחולל המסמכים של Bitrix24 ומצורפים לבקשה. העובד והנהלת החשבונות מקבלים עותקים.
למה חסימת יומן חשובה?
לאחר אישור הנסיעה:
- נוצר אירוע "נסיעת עסקים: [עיר]" ביומן העובד לכל התקופה.
- האירוע גלוי למנהל ולעמיתים — בעת תכנון פגישות.
- אם מסונכרן עם Google Calendar או Outlook — האירוע מועבר לשם.
זה מונע חפיפות: אף אחד לא קובע פגישה במהלך הנסיעה.
איך למלא את דוח ההוצאות?
לאחר החזרה, העובד ממלא את דוח ההוצאות באותו תהליך עסקי:
- מצרף סריקות/תמונות של קבלות, כרטיסים, חשבוניות מלון
- מציין הוצאות בפועל לפי קטגוריות
- הנהלת החשבונות בודקת, מאמתת מול התקציב ומאשרת
ההפרש בין ההוצאה המקדימה להוצאות בפועל מחושב אוטומטית — לתשלום נוסף או החזר.
מה כלול בהתקנה: תוצרים
אנו מספקים חבילה מלאה:
- תהליך עסקי לאישור: מסלול, משתתפים, מועדים, אסקלציה
- טופס בקשה עם חישוב תקציב אוטומטי
- תבניות מסמכים: צו, הגדרת משימה
- חסימת יומן בעת אישור
- טופס דוח הוצאות עם צירוף מסמכים
- התראות בכל שלב בתהליך
- תיעוד והדרכה קצרה לעובדים
- אחריות לפונקציונליות לאחר ההטמעה
לוח זמנים ועלות: קווים מנחים
התקנה בסיסית אורכת בין 2 ל-5 ימים. העלות מחושבת באופן אישי לאחר ניתוח הדרישות שלך. אנו עובדים במתכונת turnkey: מתכנון ועד בדיקות עם נתונים אמיתיים.
למה לבחור בנו: ניסיון ומומחיות
אנו מתאימים אישית את Bitrix24 כבר למעלה מ-5 שנים. השלמנו יותר מ-100 פרויקטים באוטומציה של תהליכים עסקיים. מוסמכים על ידי 1C-Bitrix. תומכים באינטגרציה עם 1C, CRM, מערכות תשלום. איתנו, אתה מקבל פתרון עובד ללא הפתעות.
דוגמה לחישוב חיסכון
עם 50 נסיעות בחודש וחיסכון ממוצע של שעתיים לנסיעה, אתה מקבל 100 שעות של זמן עובד שנחסך בחודש. זה שווה ערך ל-0.6 משכורת של מומחה.מוכן להעריך את הפרויקט שלך? צור קשר לייעוץ.