מחלקת הנהלת החשבונות אוספת מדי חודש נתוני שעות עבודה משלושה מקורות: יומן הכניסה, הערות Excel ממנהלים, ובקשות חופשה בדוא"ל. הסיכום נעשה ידנית, ושגיאות מתגלות רק לאחר חישוב השכר. הקמנו גיליון נוכחות ב-Bitrix24 כך שהכל נאסף במקום אחד עם רישום אוטומטי וביטול הגורם האנושי.
איסוף נתונים ידני אורך עד 40 שעות בחודש — זהו יומיים עבודה מלאים עבור רואה חשבון. מעקב זמן אוטומטי ב-Bitrix24 מצמצם זאת ל-30 דקות לבדיקה וייצוא. בנוסף, מתבטלות שגיאות חישוב שכר שעלולות להוביל להפסדים כספיים משמעותיים.
מדוע גיליון Excel הוא סיכון
גיליונות Excel אינם מסונכרנים עם חותמות זמן בפועל, אינם מתחשבים בשעות נוספות, ואינם מחוברים לדרישות החוק. לדוגמה, אם חופשה לא משתקפת בלוח הזמנים, עובד עלול לקבל תשלום עבור יום עבודה, מה שיחייב חישוב מחדש מאוחר יותר. Bitrix24 פותר בעיות אלה: הוא מתעד начало/конец рабочего дня בפורטל, מקשר לוחות זמנים לקטגוריות עובדים שונות, ומייצר אוטומטית דוח נוכחות.
מעקב אוטומטי מעבד נתונים פי 80 מהר יותר מאשר ידני — זה לא רק עניין של מהירות, אלא רמת שליטה שונה מבחינה איכותית.
כיצד להגדיר מעקב שעות עבודה ב-Bitrix24
בפורטל, הפעל את התכונה "תחילת / סיום יום עבודה". העובד לוחץ על כפתור — והמערכת מתעדת את השעה. בנוסף, ניתן להגדיר: הפסקות (מופחתות מהזמן הכולל), המשך יום אם נשכח (מתוקן על ידי מנהל), והתחברות IP או מיקום גיאוגרפי לשליטה על עובדים מרוחקים.
לגיליון נוכחות תקין, יש לשייך לוח זמנים לכל עובד או מחלקה. סוגי לוחות הזמנים העיקריים הם 5/2 רגיל, משמרות (2/2, 3/3), גמיש, ומרוחק. לוחות זמנים מוקצים דרך מודול משאבי אנוש או שדות מותאמים אישית בכרטיס העובד.
הגדרת גיליון נוכחות שלב אחר שלב
- בדיקת השיטה הנוכחית—אנו אוספים נתונים על עובדים, לוחות הזמנים שלהם וכללי המעקב.
- יצירת תבניות לוחות זמנים—לכל קטגוריה (משרד, משמרות, מרוחק).
- הגדרת סוגי היעדרות—קישור לתהליכים עסקיים (חופשות, מחלות).
- כללי שעות נוספות—ספים, מקדמים, אישורים.
- הפקת דוח הנוכחות—הגדרת ייצוא ל-Excel ול-1C.
סוגי היעדרות לגיליון הנוכחות
גיליון הנוכחות מתעד לא רק שעות עבודה אלא גם סיבות להיעדרות. לכל סוג (חופשה, מחלה, נסיעת עסקים, חופשה אישית, היעדרות) מוקצה קוד בדומה ל-T-12/T-13. ההגדרה כוללת משיכה אוטומטית מהתהליך החכם "חופשות" או ממודול ההיעדרויות. בפועל, אנו מקשרים חופשות ל-Bizproc: אישור → אישור סופי → רישום בגיליון הנוכחות.
דוגמה לבקשת REST לייצוא גיליון נוכחות
```php $result = CRest::call( 'timeman.schedule.get', ['ID' => 123] ); // מחזיר מערך של רשומות עם שעות והיעדרויות ``` שיטה זו משמשת לאינטגרציה עם 1C דרך CommerceML.כיצד אנו מגדירים גיליון נוכחות במפתח פתוח
התהליך כולל שלבים: אנליטיקה (איסוף דרישות, בחינת שיטות קיימות), עיצוב (יצירת לוחות זמנים, כללי שעות נוספות, קודי היעדרות), הטמעה (הגדרת Bitrix24, אינטגרציה עם 1C או הנהלת חשבונות), בדיקות (בדיקה על חודש ניסיון), והשקה (הדרכת עובדים ומסירה). קבלו ייעוץ לתרחיש שלכם — נציע פתרון ולוח זמנים אופטימליים.
מה כלול בהגדרה
| רכיב | תיאור |
|---|---|
| לוחות זמנים לעבודה | יצירת תבניות לכל קטגוריות העובדים |
| מעקב זמן | הגדרת תחילת/סיום יום, הפסקות, איחורים |
| סוגי היעדרות | קודים המקושרים לתהליכים עסקיים |
| שעות נוספות | כללי חישוב ואישור שעות נוספות |
| דוח נוכחות | דוח סיכום עם ייצוא ל-Excel |
| הרשאות גישה | מי רואה ועורך רשומות מחלקתיות |
השוואה בין מעקב ידני לאוטומטי
| פרמטר | איסוף ידני | גיליון נוכחות אוטומטי ב-Bitrix24 |
|---|---|---|
| זמן הכנה | 40 שעות בחודש | 30 דקות |
| שגיאות שכר | שכיחות (עד 30%) | 0% עם הגדרה נכונה |
| שקיפות נתונים | נמוכה | מלאה, עם היסטוריית פעולות |
| אינטגרציה עם 1C | הזנה ידנית | ייצוא אוטומטי |
לוח זמנים להגדרה: בין יום ל-5 ימים בהתאם למורכבות התרחיש. התמחור מחושב באופן אישי לאחר בדיקת התצורה שלכם. צרו קשר לניתוח מקדים של המערכת שלכם.
הניסיון של המהנדסים שלנו — 10+ שנים, מעל 50 פרויקטים של Bitrix24. אנו מבטיחים שגיליון הנוכחות יעבוד ללא תקלות ויעמוד בדרישות 54-FZ. בקשו ייעוץ להערכת התרחיש שלכם — נציע פתרון ולוח זמנים אופטימליים. קבלו גיליון נוכחות מוכן ללא שגיאות, חסכו זמן וכסף.