החברה גדלה מ-15 ל-50 עובדים והגיעה למגבלת המשתמשים בתוכנית Standard. המעבר ל-Professional נראה כמו הדרך היחידה לצאת מזה, אבל קיים חשש לאבד תהליכים עסקיים ואינטגרציות שהוגדרו.
או ההפך — לאחר צמצום כוח אדם, הם משלמים עבור רישיון יקר ב-40% מהנדרש. מעבר בין תוכניות Bitrix24 הוא פעולה עם מלכודות אמיתיות: ללא ביקורת מקדימה והכנה קפדנית, אפשר להישאר ללא אוטומציות, לאבד משימות, או לחסום את הפורטל בגלל חריגה ממגבלות.
המהנדסים שלנו ביצעו יותר מ-100 מעברים כאלה ומכירים היטב אילו מלכודות ממתינות, כיצד להימנע מהן, ומה לעשות אם משהו משתבש.
להלן פירוט של תרחישים טיפוסיים עם מקרים ספציפיים והוראות שלב-אחר-שלב: ניסיון מעשי בלבד, ללא הכללות.
אילו הגבלות קיימות בעת שינוי תוכנית?
המערך הנוכחי של cloud B24 כולל חמש תוכניות:
| תוכנית | משתמשים | דיסק | CRM | אוטומציה |
|---|---|---|---|---|
| Free | ללא הגבלה | 5 GB | בסיסי, ללא רובוטים | לא |
| Basic | 5 | 24 GB | מלא, רובוטים | מוגבל |
| Standard | 50 | 100 GB | מלא, תהליכים עסקיים | מלא |
| Professional | 100 | 1024 GB | מלא, בונה BI | מלא + HR |
| Enterprise | 250-10000 | מ-3 TB | מלא, clustering | מלא + HRMS |
הגבלות עיקריות בעת שנמוך תוכנית:
- מגבלת משתמשים. ב-Basic — 5. אם יש 20 משתמשים פעילים — יש להשבית 15 לפני המעבר. משתמשים מושבתים מאבדים גישה, אך הנתונים שלהם (משימות, עסקאות, קבצים) נשמרים.
- שטח דיסק. בעת שנמוך לתוכנית עם מגבלה קטנה יותר, קבצים אינם נמחקים, אך העלאת קבצים חדשים נחסמת אם המגבלה חורגת.
- תהליכים עסקיים. אינם זמינים ב-Basic. כל התהליכים העסקיים הפעילים מפסיקים לפעול — הם אינם נמחקים, אלא מוקפאים.
- רובוטי CRM. ב-Free, הם מושבתים לחלוטין. שרשראות מוגדרות נשמרות אך אינן מופעלות.
כיצד מתבצע שדרוג?
בעת שדרוג תוכנית, הכל פשוט — תכונות נוספות הופכות לזמינות באופן מיידי. אתם משלמים את הפרש בעלות תוך התחשבות בתקופה שנותרה מהמינוי הנוכחי.
שדרוג אורך בממוצע 2–3 שעות — פי 5 מהר יותר מהגירה מ-on-premise לענן. מגבלות המשתמשים והדיסקים מתרחבות באופן מיידי. כלים חדשים (תהליכים עסקיים, BI, HR) מופיעים בתפריט אך דורשים הגדרה. הנתונים אינם נפגעים: עסקאות, משימות, אנשי קשר, קבצים — הכל במקום.
מלכודת: לאחר שדרוג, הצוות מקבל גישה לכלים שאינם מוגדרים. העובדים מתחילים להתנסות — יוצרים תהליכים עסקיים כאוטיים, משכפלים משפכים. מומלץ ליצור תוכנית הטמעה לתכונות חדשות לפני השדרוג.
לדוגמה, מינוי שנתי חסכוני ב-20–30% ממינוי חודשי — קחו זאת בחשבון בעת בחירת התקופה.
כיצד להתכונן לשדרוג לאחור?
שדרוג לאחור דורש פי 3 יותר הכנה מאשר שדרוג — בממוצע 1–2 ימים. להלן רשימת הבדיקה המחייבת:
רשימת בדיקה להכנה לשדרוג לאחור
-
ביקורת משתמשים. הכינו רשימה של משתמשים פעילים. קבעו מי נשאר ומי מושבת. העבירו משימות ועסקאות של עובדים מושבתים לפעילים. אחרת — משימות תלויות ללא אחראי.
בדקו שמשתמשים מושבתים אינם מנהלים של קבוצות עבודה, בעלים של תהליכים עסקיים, או מחברים של אוטומציות.
-
ביקורת תכונות. צרו טבלה של תכונות בשימוש ובדקו את זמינותן בתוכנית היעד:
תכונה תוכנית נוכחית תוכנית יעד סטטוס תהליכים עסקיים Professional Basic לא זמין — תהליכים עסקיים ייעצרו רובוטים של CRM Professional Basic זמין עם הגבלות בונה BI Professional Standard לא זמין משפכים מרובים Professional Basic זמין מסמכים מקוונים Professional Basic זמין ביקורת נתונים. נפח קבצים בדיסק. אם הוא עולה על מגבלת תוכנית היעד — ייצאו קבצים בארכיון. מספר רשומות CRM. מגבלות רשומות CRM תלויות בתוכנית — בדקו אותן. הגדרות אינטגרציה. חלק מהמחברים (אפליקציות REST מהמרקטפלייס) עובדים רק בתוכניות מסוימות.
גיבוי. לפני המעבר — ייצאו נתונים קריטיים: CRM (ייצוא עסקאות, אנשי קשר, חברות באמצעות
crm.deal.list,crm.contact.list), משימות (tasks.task.list), דיסק (הורדת קבצים חשובים), תהליכים עסקיים (ייצוא תבניות תהליכים עסקיים).לפי Bitrix24 help, בעת שינוי תוכנית, נתונים אינם נמחקים, אך גיבוי יגן בנוסף מפני שגיאות.
טעויות אופייניות והעלות שלהן
- לא השביתו משתמשים — חריגה מהמגבלה חוסמת את המעבר. יש לסדר זאת בדחיפות, תוך אובדן של עד 2 ימי עבודה.
- לא בדקו אינטגרציות — לאחר שדרוג לאחור, שירותי צד שלישי מפסיקים לעבוד. השחזור אורך יום נוסף.
- שכחו להעביר משימות — לעובדים נשארות משימות ללא אחראים. ללא אחראי, משימות אינן מבוצעות, מה שמאט תהליכים עסקיים.
- לא הזהירו את הצוות — משתמשים נכנסים לפאניקה בגלל היעלמות תכונות. נדרשים הדרכה והסתגלות, מה שמוסיף שבוע.
דוגמה: מעבר מ-Professional ל-Basic
חברה עם 40 עובדים החליטה לקצץ בעלויות Bitrix24. הביקורת הראתה: רק CRM ומשימות נמצאים בשימוש פעיל; תהליכים עסקיים ומשאבי אנוש אינם מופעלים. תוכנית היעד היא Basic ל-5 משתמשים.
ההכנה ארכה 3 ימים: 35 משתמשים הושבתו, המשימות והעסקאות שלהם הועברו, ותבניות תהליכים עסקיים יוצאו למקרה של שדרוג עתידי. המעבר עבר חלק. החיסכון הסתכם בעד 60% מעלויות חודשיות.
היבטים כספיים
- שדרוג בתוך התקופה. B24 מחשבת את התשלום הנוסף ביחס לתקופה שנותרה. התקופה ששולמה אינה הולכת לאיבוד.
- שדרוג לאחור. התוכנית החדשה נכנסת לתוקף לאחר סיום התקופה ששולמה הנוכחית. שדרוג לאחור מוקדם — באמצעות בקשה לתמיכה; החזרים אינם מובטחים.
- שינוי תקופת תשלום. מנוי חודשי יקר יותר ממנוי שנתי (ההפרש הוא 20–30%). עם שימוש יציב, שנתי משתלם יותר.
- מבצעים. B24 מציעה באופן קבוע הנחות על שדרוגים — כדאי להמתין למבצע במהלך מעבר מתוכנן.
מה כלול בעבודה
התמיכה שלנו בשינויי תוכניות כוללת:
- ביקורת מלאה של הפורטל הנוכחי: משתמשים, תכונות, אינטגרציות, נפח נתונים.
- בחירת התוכנית האופטימלית תוך התחשבות בעומס בפועל ובתקציב.
- תוכנית הגירה עם רשימת בדיקה של סיכונים ושלבים.
- הכנת נתונים: ייצוא CRM, משימות, תבניות תהליכים עסקיים, קבצים.
- ביצוע המעבר: השבתת משתמשים, שינוי התוכנית, בדיקת פונקציונליות.
- הגדרת כלים חדשים לאחר שדרוג (אם נדרש).
- הדרכת הצוות לעבודה בתנאים החדשים.
- תמיכה למשך שבוע לאחר המעבר.
העלות מחושבת לאחר ביקורת ותלויה בהיקף העבודה. צרו קשר לייעוץ.
לוחות זמנים משוערים
- ביקורת: מיום 1.
- הכנה וגיבוי: 1–2 ימים.
- המעבר בפועל: 2–3 שעות לשדרוג, 1–2 ימים לשדרוג לאחור.
- הגדרה והדרכה: מיום 1.
הניסיון שלנו
אנו מיישמים Bitrix24 כבר יותר מ-5 שנים. ביצענו למעלה מ-100 מעברים מוצלחים בין תוכניות. הזמינו ביקורת של התוכנית הנוכחית שלכם — נעזור לכם להימנע מתשלום יתר ולמנוע השבתה.